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Cet arti­cle fait suite à un précé­dent arti­cle sur com­ment véri­fier ses cour­riels à dis­tance.

Vous avez enreg­istré un nom de domaine (ex. nathaliefortin.ca) et vous l’avez inscrit avec un hébergeur Web. Vous avez créer votre adresse cour­riel et vous êtes prêt à recevoir vos cen­taines de mes­sages. Mais com­ment y accéder? Rassurez-vous, rien de sor­cier là-dedans !

Le graphique ci-haut illus­tre de façon sim­pli­fiée la com­mu­ni­ca­tion qui s’effectue lorsque vous voulez pren­dre vos cour­riels. Un serveur de cour­riel emma­ga­sine tous les mes­sages envoyés à votre adresse cour­riel, par exem­ple serveur@nathaliefortin.ca et les garde jusqu’à ce que vous les retiriez.

Pour retirer vos cour­riels du serveur, vous avez prin­ci­pale­ment 3 façons :

Cour­rielleurs

Un cour­rielleur est un logi­ciel vous per­me­t­tant de lire et écrire des cour­riels. Out­look, Out­look Express, Live et Thun­der­bird sont les plus con­nus. Pour com­mencer à les utiliser, vous devrez au départ con­fig­urer votre compte courriel.

La con­fig­u­ra­tion requiert oblig­a­toire­ment 4 infor­ma­tions essen­tiels à la com­mu­ni­ca­tion entre le serveur de cour­riels et votre cour­rielleur, soit :

1. Nom d’utilisateur. Le nom d’utilisateur est par­fois la même chose que l’adresse cour­riel. Véri­fier avec votre four­nisseur de ser­vice ou votre Webmestre pour con­naître vos codes d’accès.

2. Mot de passe.

3. Nom du serveur entrant (c’est le nom du serveur de cour­riel avec lequel vous souhaitez retirer vos cour­riels envoyé à serveur@nathaliefortin.ca).

4. Nom du serveur sor­tant. Il est impor­tant d’entrer le nom du serveur de votre con­nec­tion Inter­net. Par exem­ple, si votre ser­vice Inter­net est avec Vidéotron, vous devrez utiliser relais.videotron.ca . Ceci fait parti du ser­vice pour lequel vous payez. Après tout, Postes Canada n’acceptera pas d’envoyer du cour­rier pour vous si vous ne payer pas les frais de tim­bre, non?

Vous aurez égale­ment besoin d’entrer d’autres infor­ma­tions telles que : votre nom, adresse cour­riel, adresse de retour, etc. Même si vous devez entrer ces infor­ma­tions pour com­pléter la con­fig­u­ra­tion de votre compte cour­riel avec votre cour­rielleur (ex. Out­look), celles-ci ne sont pas (à ce moment) oblig­a­toire pour votre com­mu­ni­ca­tion avec votre serveur de courriels.

Par con­tre, ce sont des infor­ma­tions impor­tantes pour vous iden­ti­fier lorsque vous envoyer des mes­sages, pour que la per­sonne qui reçoit votre mes­sage sâche  qui le lui envoie. Le nom cor­re­spond à celui qui est affiché sur la ligne “De” à côté du sujet et de la date.

Une autre con­fig­u­ra­tion d’intérêt est de garder ou non une copie de votre cour­riel sur le serveur ou non. Lorsque vous cliquez sur “Envoyer et recevoir”, est-ce qu’une copie de vos cour­riels sera gardée sur le serveur de cour­riel. Si vous avez de l’espace illim­ité, vous pou­vez garder une copie. Par con­tre, si votre espace est lim­ité, il serait préférable de ne pas cocher cette option, de ne pas garder une copie sur le serveur. Si vous n’avez plus de place, les cour­riels vous étant des­tinés rebondiront à l’envoyeur en men­tion­nant que le compte est over quota. Dans ce cas, si vous tenez à vos cour­riels (en tant qu’archive) vous devrez penser à faire des copies de sauve­g­arde et à éventuelle­ment les trans­férer lorsque vous aurez un nou­vel ordinateur.

Nav­i­ga­teurs

Vous pou­vez égale­ment véri­fier vos cour­riels, donc accéder au serveur de cour­riels, avec un nav­i­ga­teur. Il y a plusieurs nav­i­ga­teurs mais les plus pop­u­laires sont les suiv­ants : Inter­net Explorer, Fire­fox et Chrome.

Vous pour­rez accéder à vos cour­riels via un logi­ciel Web­mail qui est offert avec la plu­part des hébergeurs. Par exem­ple, hotmail.com est un four­nisseur de cour­riel avec égale­ment une plate­forme Web­mail. C’est à dire un cour­rielleur qui n’a pas besoin d’être installé sur votre ordi­na­teur pour vous per­me­t­tre d’y lire vos cour­riels. Vous aurez seule­ment besoin de l’adresse URL du Web­mail de votre four­nisseur ainsi que votre nom d’utilisateur et mot de passe.

L’avantage prin­ci­pal est que vous pou­vez accéder à vos cour­riels facile­ment à par­tir de n’importe quel ordi­na­teur. Si vous util­isé plusieurs ordi­na­teurs, vous pour­rez avoir tous vos mes­sages au même endroit. Donc, lorsque vous voy­agez, tant que vous aurez une con­nec­tion Inter­net et un ordi­na­teur, vous pour­rez lire vos messages.

Si vous avez une adresse cour­riel avec un nom de domaine per­son­nal­isé, par exem­ple nathaliefortin.ca, je vous con­seille d’utiliser le ser­vice de mes­sagerie de Google — gmail.com — qui vous per­met de regrouper plusieurs adresses cour­riels “sous le même toit” et ainsi sim­pli­fier vos com­mu­ni­ca­tions. (Vous pou­vez lire cet arti­cle qui parle plus en détails de gmail.com.)

Mais encore ici, une même com­mu­ni­ca­tion est faite entre le nav­i­ga­teur et votre serveur de courriels.

Télé­phones intelligents

Une autre façon de rester con­necter à votre mes­sagerie élec­tron­ique est par l’entremise de télé­phones intel­li­gents tels que le iPhone et le Black­berry (de nou­veaux mod­èles sor­tent comme des petits pains chauds ces jours-ci !).

Encore une fois le prin­ci­ple de base reste : une com­mu­ni­ca­tion entre votre télé­phone intel­li­gent (via un logi­ciel de mes­sagerie) et votre serveur de cour­riels. Les mêmes infor­ma­tions vous seront demandées : nom d’utilisateur, mot de passe et le nom de votre serveur entrant (pop).

Si vous avez des ques­tions, envoyez-moi un cour­riel…

Vous con­nais­sez peut-être Drop­box ou en avez entendu parler?

Non? Drop­box est un ser­vice qui per­met le partage facile, économique et sécu­ri­taire de don­nées sur Inter­net. Vous pou­vez sauve­g­arder des don­nées sur leur serveur sans ouvrir de compte (les cook­ies doivent être activés et si vous changez d’ordinateur, vous n’aurez pas accès aux don­nées), ouvrir un compte gra­tuit ou un compte payant.

Au moment où j’écris cet arti­cle, le compte de base gra­tuit vous offre 2gigs d’espace disque. Ce qui, tout dépen­dant de votre sit­u­a­tion, devrait pou­voir combler une bonne par­tie de vos besoins, du moins, par exem­ple, lorsque vous voyager.

À quoi Drop­box vous servira?
Drop­box est un équiv­a­lent d’un réseau local, que vous avez peut-être déjà au bureau, moins les encom­bre­ment de met­tre en place le dit réseau, l’entretien par un tech­ni­cien (ou par vous) et les lim­i­ta­tions qu’un tel arrange­ment vous impose.

Ainsi, lorsque vous voy­ager ou même que vous aller à un diner d’affaire avec un client, il vous sera pos­si­ble d’accéder facile­ment le doc­u­ment Word ou Excel, con­tenant les infor­ma­tions per­ti­nentes pour votre réunion.

Pour accéder à Drop­box, vous aurez besoin d’un portable ou d’un télé­phone mobile de type iPhone, d’avoir préal­able­ment installer l’application iPhone ou le logi­ciel pour ordi­na­teur de bureau, et bien entendu d’avoir déposé les doc­u­ments que vous souhaités con­sul­ter à dis­tance dans votre compte Dropbox.

Drop­box peut égale­ment être une alter­na­tive intéres­sante pour le partage de doc­u­ments entre col­lègue de tra­vail qui se situent dans des bureaux dif­férents, voir éloignés. Une fois votre compte créer, il vous est pos­si­ble de créer des dossiers et de partager ceux-ci avec une ou plusieurs per­son­nes. Ainsi, tout sim­ple­ment, en autant que l’autre per­sonne ait accès à Inter­net, il vous sera pos­si­ble d’échanger sans tra­cas et en toute sécurité.

Vous pour­riez envoyer des doc­u­ments par cour­riel, mais par­fois les fichiers volu­mineux voy­a­gent moins bien et vous aurez plusieurs ver­sions du même fichier à gérer dans le cas, par exem­ple, de révi­sion de documents.

Le doc­u­ment mît sur Drop­box peut être éditer ainsi que sauve­g­ardé à ce même emplace­ment. Plus besoin de chercher où le fichier a été sauve­g­ardé sur votre ordi­na­teur ou le réseau, quelle ver­sion est la bonne et l’ai-je bien envoyé?

Dernière­ment, une sit­u­a­tion m’a incité à vous envoyer ce mes­sage. Vous avez prob­a­ble­ment déjà entendu parlé de l’importance de faire des copies de sauve­g­arde fréquentes et régulière de vos dossiers, mais qu’en est-il de votre site Inter­net? Que feriez-vous si demain matin, tout le con­tenu de votre site Inter­net disparraissait?

Évidem­ment, si vous ne faite que rarement des mises à jour (par exem­ple, une fois par année) et que c’est tou­jours la même per­sonne depuis des années qui s’en occupe, celle-ci a fort prob­a­ble­ment une copie com­plète de votre site locale­ment sur son ordinateur.

Mais quand est-il de votre site que vous met­tez vous-même à jour à tous les mois, toutes les semaines voir même tous les jours? Qui est respon­s­able d’en faire une copie de sauvegarde?

C’est sou­vent le genre de tâche que nous repor­tons tou­jours au lende­main, au surlen­de­main et que quand le jour arrive que vous avez tout perdu, la terre arrête de tourner. N’est-ce pas?

Heureuse­ment, il existe des solu­tions. Vous pou­vez le faire vous-même et voici en résumé quelques façon de faire :

Option 1 : Vous avez un accès FTP (File Trans­fer Pro­to­cole) à votre site. Copier tous fichiers à par­tir de la racine, vers votre ordi­na­teur et grâver le tout sur un disque (CD ou DVD).

Option 2 : Vous utilisez un CMS (Con­tent Sys­tem Man­age­ment), plusieurs offre une option pré-intégrée pour faire une copie de sauve­g­arde. Atten­tion! Véri­fier que celui-ci effectue bien une copie de tous les fichiers et non pas seule­ment une portion.

Option 3 : Vous avez accès au cpanel de votre hébergeur Web, vous pou­vez suivre les étapes suiv­antes pour effectuer une copie de sauve­g­arde sur votre ordi­na­teur (et ensuite grâver le tout sur un disque).

• Connectez-vous à cpanel (habituelle­ment une adresse qui ressem­ble à http://www.nathaliefortin.ca/cpanel.
• Sous l’onglet « File », cli­quer sur « Backup wiz­ard » et ensuite « Full backup ».
• Comme « Backup des­ti­na­tion », sélec­tion­ner « Home direc­tory », ce qui sig­ni­fie qu’un fichier com­pressé sera généré à la racine de vos dossiers (sous votre hébergeur).
• Cli­quer ensuite sur le bou­ton « Gen­er­ate backup ».

Note : les noms et les étapes peu­vent varier d’une ver­sion de cpanel à une autre.

Une fois la copie de sauve­g­arde ter­minée, vous devrez vous con­necter par FTP afin d’aller copier le fichier généré vers votre ordi­na­teur. Si vous ne faites pas cette dernière étape, votre copie de sauve­g­arde restant à la même place que tout votre site, donc des chances de tout per­dre quand même.

Ou, si vous n’avez pas le goût ni le temps (ou pas les accès req­uis) de vous en occu­per, je peux le faire pour vous. Com­mu­niquez avec moi pour les détails. info@nathaliefortin.ca